Inventory & Catalog · ยา & คลังสินค้า

ยา & คลังสินค้า — บริหารสินค้าและสต็อกของคลินิก

บริหารยา เวชภัณฑ์ และวัสดุการแพทย์ของคลินิก ตั้งแต่ทะเบียนสินค้า ผู้จำหน่าย สั่งซื้อจากร้านคู่ค้า รับเข้าคลัง โอนระหว่างสาขา เบิกใช้ ปรับยอด ทำลายสินค้าหมดอายุ พร้อมระบบเตือนสต็อกต่ำและใกล้หมดอายุ ออกแบบฉลากและบาร์โค้ดเอง และตั้งคู่ยาที่ห้ามใช้ร่วมกันให้ระบบแจ้งเตือนตอนสั่งยาและจ่ายยา

เริ่มใช้งาน

เมนู ยา & คลังสินค้า แบ่งเป็น 2 ฝั่ง:

ฝั่งตั้งค่า (ทำครั้งแรก / เพิ่มของใหม่)

ฝั่งใช้งาน (ทำเป็นประจำ)

ใช้ร่วมทั้งคลินิก vs แยกตามสาขา: ทะเบียนสินค้า + ร้านคู่ค้า + ฉลาก/บาร์โค้ดของบัญชี ใช้ร่วมทั้งคลินิกข้ามสาขาได้ แต่สต็อกจริง + เอกสารทั้งหมด (PO/โอน/เบิก/ปรับ/ทำลาย) แยกตามสาขา — เปิดใช้ที่สาขาไหน เห็นแค่สต็อกของสาขานั้น

การใช้งานประจำวัน

ลำดับงานพื้นฐาน

สิ่งที่ทำตอนเริ่มใช้ระบบ

แดชบอร์ด

หน้าแดชบอร์ดของคลังเป็นจุดเริ่มต้นการทำงาน — แบ่งเป็นส่วน ๆ ดังนี้

ตัวเลขสรุป 4 ตัว

เคลื่อนไหวคลัง (วันนี้)

สรุปการเคลื่อนไหวของสต็อกในวันนี้: รับเข้า (PO) / จ่ายยา / เบิกใช้ / โอน / ปรับ-ทำลาย

สถานะ PO (เดือนนี้)

จำนวนใบสั่งซื้อในเดือนนี้ แยกตามสถานะ: ฉบับร่าง / อนุมัติแล้ว / รับเข้าแล้ว

แจ้งเตือนสต็อก

รายการแจ้งเตือนสองคอลัมน์

ใบสั่งซื้อล่าสุด

แสดง 5 แถว: เลขที่ / ผู้จำหน่าย / สถานะ / ยอดรวม — มีปุ่ม "ดูทั้งหมด"

สินค้า (Master Data)

เมนูตั้งค่าสินค้าของคลินิก — แก้ครั้งเดียวใช้ได้ทั้งคลินิก (ทุกสาขาเห็นเหมือนกัน)

หน้ารายการ

ข้อมูลทั่วไป

ข้อมูลยา / เภสัชกรรม

ฉลากยา (ค่ามาตรฐาน) — เฉพาะ "ยารับประทาน"

หน่วยนับ & ราคา

รายละเอียดเพิ่มเติม

ร้านคู่ค้า

ทะเบียนร้านคู่ค้า/ตัวแทนที่สั่งของด้วย — ใช้ร่วมทั้งคลินิก

หน้ารายการ

ข้อมูลที่กรอก

คลังสินค้า

หน้าดูสต็อกของสาขา — เป็นแบบดูอย่างเดียว ปรับสต็อกจากที่นี่ไม่ได้

ตาราง

กดดูรายละเอียดสินค้า

เปิดหน้าต่างแสดง:

สต็อกแยกตาม Lot: สินค้าตัวเดียวกันถ้ามีหลาย Lot หลายวันหมดอายุ จะแสดงหลายแถวในตาราง — เพื่อให้รู้ว่าของแต่ละ Lot เหลือเท่าไหร่และจะหมดอายุเมื่อไหร่

ใบสั่งซื้อ (PO)

เอกสารสั่งของจากร้านคู่ค้า เมื่ออนุมัติแล้วจะนำเข้าคลังให้อัตโนมัติ

หน้ารายการ

ขั้นตอนใบสั่งซื้อ (3 ขั้น)

  1. บันทึกร่าง — สร้างใหม่ แก้ไข/ลบได้
  2. รับสินค้าแล้ว — กดเมนู "รับสินค้า" ระบบตรวจว่าทุกแถวมี Lot + วันหมดอายุ ถ้าไม่ครบจะส่งกลับมาแก้
  3. เสร็จสิ้น — เภสัช/หัวหน้าคลังกดเมนู "นำเข้าคลัง" → สต็อกเพิ่มอัตโนมัติ + ระบบจดประวัติการเคลื่อนไหว
"นำเข้าคลัง" ต้องมีสิทธิ์อนุมัติ: เฉพาะคนที่มีสิทธิ์อนุมัติคลัง (เช่น เภสัช หรือหัวหน้าคลัง) ถึงจะกดได้ — ใช้สำหรับให้ผู้รับผิดชอบตรวจเช็คก่อนเข้าระบบ ลดความผิดพลาด

สร้างใบสั่งซื้อ

รายการสินค้าในใบ

ส่วนสรุป

พิมพ์ใบส่งซื้อ

โอน Stock ระหว่างสาขา

โอนสินค้าระหว่างสาขาในคลินิกเดียวกัน — บันทึก 2 ขั้น: ต้นทางส่ง, ปลายทางรับ

หน้ารายการ

สร้างรายการโอน (ต้นทาง)

รับโอน (ปลายทาง)

ปลายทางต้องกดรับเอง: ต้นทางส่งอย่างเดียว ตัดสต็อกยังไม่เกิดขึ้น — สต็อกถูกตัดจริงเมื่อปลายทางกดรับ ทำให้สามารถยกเลิกได้ถ้าส่งผิด (ไปบอกปลายทางว่าไม่ต้องกดรับ)

เบิกใช้

บันทึกการเบิกของออกจากคลังเพื่อใช้ภายในสาขา (เช่น เบิกน้ำเกลือเข้าห้องตรวจ เบิกของใช้สำนักงาน)

หน้ารายการ

สร้างรายการเบิก

เบิกแล้วย้อนไม่ได้: ตัดสต็อกทันทีไม่มีขั้นยืนยัน — ตรวจสอบให้แน่ใจก่อนกดบันทึก ถ้าเบิกผิด ใช้ ปรับคลังสินค้า ปรับยอดกลับ

ปรับคลังสินค้า

ใช้สำหรับ ตรวจนับ ปรับยอดในระบบให้ตรงกับของจริงในคลัง

ขั้นตอน 2 ขั้น

  1. ฉบับร่าง — บันทึกผลตรวจนับเข้าระบบก่อน ยังไม่กระทบสต็อก แก้/ลบได้
  2. ยืนยันแล้ว — หัวหน้าคลังตรวจสอบเสร็จกดยืนยัน → สต็อกปรับจริง แก้ไม่ได้

สร้างรายการปรับ

ยืนยัน

ทำลายสินค้าหมดอายุ

นำสินค้าที่หมดอายุออกจากคลังอย่างเป็นทางการ พร้อมเอกสารแนบ

กลไกอัตโนมัติ

หน้ารายการ

สร้างรายการทำลาย

ยืนยันการทำลาย

คู่ยาที่สั่งร่วมกันไม่ได้

ตั้งคู่ยาที่ห้าม/ระวังการใช้ร่วม — ระบบจะแจ้งเตือนตอนแพทย์สั่งและตอนจ่ายยา

หน้ารายการ

เพิ่มคู่ยา

แยกตามสาขา + กันคู่ซ้ำ: คู่ยาตั้งแยกแต่ละสาขา (ปรับให้เข้ากับสมุดยาท้องถิ่นได้) ระบบจะกันการบันทึกคู่เดียวกันซ้ำ (สลับ A↔B ก็ถือเป็นคู่เดียวกัน)

ฉลาก & บาร์โค้ด

ออกแบบสติ๊กเกอร์ฉลากสินค้าและบาร์โค้ดเอง — พิมพ์ทีละชิ้นหรือเต็มหน้า A4 ก็ได้

หน้ารายการเทมเพลต

Designer (ลากวาง WYSIWYG)

ตั้งค่าหน้า A4 (สำหรับพิมพ์เต็มหน้า)

การพิมพ์

คำถามที่พบบ่อย

เพิ่มสินค้าใหม่ — แต่ทำไมยังไม่ขึ้นในสาขาที่เพิ่ง branch?

ทะเบียนสินค้าเป็นของบัญชี (ใช้ร่วมทุกสาขา) — เพิ่มที่ไหนก็เห็นทุกสาขา ที่เห็นแยกตามสาขาคือ สต็อก ของแต่ละสาขา ซึ่งต้องนำเข้าผ่าน PO หรือโอนเข้ามาก่อน ถ้าเพิ่งเพิ่มสินค้า สต็อกในสาขายังเป็น 0 — ต้องทำใบสั่งซื้อหรือโอนเข้ามาก่อนถึงจะมี

ลบสินค้าไม่ได้ — ทำไม?

ถ้าสินค้าตัวนั้นถูกใช้ในเอกสารแล้ว (PO, ขาย, จ่ายยา) จะลบไม่ได้ ให้ ปิดใช้ แทน (toggle "ใช้งาน" → ปิด) — ของจะหายจากตัวเลือกตอนสั่งและตอนขาย แต่ประวัติเดิมยังอยู่

กรอก Lot กับวันหมดอายุไม่ครบใน PO ทำต่อไม่ได้

เมื่อกด "รับสินค้า" ระบบจะตรวจว่าทุกแถวต้องมี Lot + วันหมดอายุ ถ้าขาด ระบบจะย้อนกลับมาให้แก้ — กรอกให้ครบทุกแถวก่อนกดอีกครั้ง

ใบสั่งซื้อสร้างแล้วลบได้ไหม?

ลบได้เฉพาะใบที่สถานะเป็น "บันทึกร่าง" หลังกดรับสินค้าหรือนำเข้าคลังแล้ว ลบไม่ได้ (มีผลต่อสต็อก) — ต้องใช้ ปรับคลังสินค้า แก้ยอดแทน

ของหมดอายุ — ระบบทำอะไรให้?

เมื่อวันหมดอายุของ Lot ใด Lot หนึ่งมาถึง ระบบจะ กักของ Lot นั้นไว้อัตโนมัติ ห้ามขาย/จ่ายต่อ และจะขึ้นในรายการรอทำลายให้คุณบันทึกใบทำลายได้ — ไม่ต้องค้นหาเอง

โอนของไปสาขาอื่นแล้ว ถ้าส่งผิดทำยังไง?

ถ้าปลายทาง ยังไม่กดรับ — สต็อกต้นทางยังไม่ลด แจ้งปลายทางว่าไม่ต้องกดรับ ถ้ารับไปแล้ว — ต้องให้ปลายทางทำใบโอนใหม่ส่งกลับมา

เบิกใช้ผิด — แก้ยังไง?

เบิกใช้บันทึกแล้วย้อนไม่ได้ทันที — ให้ใช้ ปรับคลังสินค้า สร้างใบปรับ ใส่ จำนวนจริง ที่ควรเป็น ระบบจะคำนวณส่วนต่างให้

คนปกติทำใบสั่งซื้อได้ แต่กดนำเข้าคลังไม่ได้

การนำเข้าคลังต้องมี สิทธิ์อนุมัติคลัง แยกต่างหาก (ปกติให้เภสัช หรือหัวหน้าคลัง) เพื่อให้มีการตรวจสอบก่อนของเข้าระบบ — ลดความผิดพลาดและทุจริต ถ้าต้องการสิทธิ์ ติดต่อ admin คลินิกตั้งให้

ราคาขายของสินค้าตัวเดียวกันแต่ละสาขาไม่เท่ากัน

ราคาขายที่ตั้งในหน้าสินค้า ใช้ร่วมทุกสาขา ถ้าต้องการตั้งราคาต่างกันต่อสาขา — ใช้เมนู ราคาบริการสาขา (Branch Pricing) ราคาที่นั่นจะ override ราคามาตรฐานเฉพาะสาขานั้น

ออกแบบฉลากเสร็จแล้วใช้ตอนไหน?

ฉลากที่ออกแบบไว้นี้ใช้สำหรับ พิมพ์ติดสินค้าในคลัง เช่น สติ๊กเกอร์ราคา ป้ายชื่อสินค้า บาร์โค้ดสต็อก ส่วนสลากยาที่ติดซองยาตอนจ่ายยา ใช้ระบบ เทมเพลตสลากยา ในเมนูจ่ายยา (คนละชุดกัน)

เห็นสินค้าซ้ำหลายแถวในคลังสินค้า — ทำไม?

สินค้าตัวเดียวกันถ้ามาคนละล็อตคนละวันหมดอายุ จะแสดงหลายแถว เพื่อให้รู้ว่าแต่ละ Lot เหลือเท่าไหร่ และจะหมดอายุเมื่อไหร่ — ระบบจ่ายของจะหยิบ Lot ที่ใกล้หมดอายุก่อนเสมอ

คู่ยา A↔B ตั้งไปแล้ว ต้องตั้ง B↔A อีกครั้งไหม?

ไม่ต้อง — ระบบรู้ว่าคู่ A↔B กับ B↔A เป็นคู่เดียวกัน ถ้าพยายามบันทึกสลับขึ้นใหม่ ระบบจะแจ้ง "คู่ยานี้มีในรายการอยู่แล้ว"

พร้อมยกระดับคลินิกของคุณแล้วหรือยัง?

นัด Demo ฟรีกับทีมงาน ตอบทุกคำถาม ช่วย onboard ตั้งค่าเสร็จใน 15 นาที

นัด Demo ฟรี ดูฟีเจอร์ทั้งหมด

Support ภาษาไทย · Multi-branch ไม่จำกัด